Step 1：需求確認與規格整理
採購流程的品質，從需求整理的精準度就決定了。規格不清楚的詢價，只會得到「估算報價」，而非可執行的合約報價。
需要確認的資訊
- 完整規格：型號 × 尺寸（如 H300×150×6.5×9）× 長度 × 數量，不可只寫「H300」
- 材質標準：CNS / JIS / ASTM，材質牌號（SS400 / SUS304 等）
- 交期需求：最晚需到貨日，是否可分批交貨
- 加工需求：是否需要定尺裁切、鑽孔、防鏽底漆
- 理論總重：使用本站計算機計算各規格理論重量，作為詢價與比價基準
💡 建議做法
建立一份「材料需求表」Excel，欄位包含：序號、規格、材質、長度、數量、理論單重（kg/m）、理論總重、備註。每次採購前先完成此表，再依此表發詢價單，廠商報價也能與此表直接對應，減少溝通誤差。
Step 2：詢價單準備
一份好的詢價單應包含以下內容，讓廠商無從以模糊規格報高價：
| 詢價單必要欄位 | 說明 |
|---|---|
| 規格型號 | 完整標示，例如「H300×150×6.5×9，SS400」 |
| 長度與數量 | 明確標示定尺長度或需求長度 |
| 理論總重 | 告知廠商預期重量，方便對方報整體金額 |
| 計費方式 | 明訂「以 CNS 理論磅單計費」或「實際磅單計費」 |
| 材質證明書 | 要求附上原廠 Mill Certificate |
| 交期要求 | 明確到貨期限 |
| 報價有效期 | 要求報價單附有效期（通常 7–14 天） |
| 含稅報價 | 明確要求含稅單價，避免後續爭議 |
詢價對象建議至少 3 家，包含 1 家長期配合廠商（穩定性）和 2 家新廠商（競爭報價）。
Step 3：比價與廠商評選
收到報價後，不要只看單價，應建立完整的比價矩陣：
| 評選項目 | 權重 | 說明 |
|---|---|---|
| 含稅總金額 | 40% | 以理論磅單為基準換算統一比較 |
| 交期配合度 | 25% | 能否在需求日前到貨，急單加價幅度 |
| 文件完整性 | 20% | 能否提供 Mill Certificate、發票等 |
| 廠商信譽 | 15% | 過往合作記錄、業界口碑 |
最低價不一定是最佳選擇。若最低價廠商無法提供 Mill Certificate，或交期超出需求，這些隱性成本可能遠超過省下的材料費。
Step 4：下訂與合約確認
口頭確認不算數，以下文件必須白紙黑字：
- 採購訂單（PO）：正式書面訂單，包含規格、數量、單價、總金額、交期、交貨地點
- 付款條件：明確約定月結天數（30/45/60 天）或現金折扣條件
- 計費方式：理論磅單或實際磅單，公差上限約定
- 驗收標準：明訂尺寸公差依 CNS 規定，超出範圍有權退貨
- 文件要求：到貨時須附 Mill Certificate、送貨單
Step 5：到貨驗收
到貨驗收是整個採購流程的最後防線，不可省略。
數量驗收
逐件清點實到數量，與送貨單核對。發現短少立即在送貨單上註記，請送貨人員簽認，作為後續補貨依據。
規格驗收
抽取 5–10% 數量，以游標卡尺量測實際尺寸（板厚或截面尺寸），對照 CNS 公差表確認是否在範圍內。
磅單核對
將廠商磅單總重與本站計算機的理論總重比較，差距超過 5% 應啟動核查程序。
外觀檢查
確認無明顯裂縫、嚴重鏽蝕、變形或尺寸嚴重偏差的不良品。
⚠️ 重要
一旦鋼材進入加工程序（裁切、焊接、鑽孔），即使事後發現規格不符，也很難向廠商主張退貨。到貨驗收必須在加工前完成。
Step 6：文件歸檔與付款
每次採購完成後，以下文件應分類歸檔，保存至少 5 年：
- 原始詢價單與廠商報價單
- 比價紀錄表
- 採購訂單（PO）正本
- 送貨單（簽收後正本）
- 廠商磅單
- Mill Certificate（材質證明書）
- 驗收紀錄表
- 發票
完整的文件紀錄不只是內部稽核需要，在發生品質糾紛或保固問題時，Mill Certificate 往往是判定責任歸屬的關鍵證據。
完整採購檢查清單
📋 下訂前
☑規格完整（型號 + 尺寸 + 長度 + 數量 + 材質）
☑理論總重已用計算機確認
☑含損耗率備料量已計算
☑至少 3 家廠商書面報價取得
☑計費方式（理論/實際磅單）已確認
☑Mill Certificate 要求已列入訂單條款
☑採購訂單（PO）書面確認
📋 到貨後
☑數量清點完成，與送貨單核對
☑抽驗尺寸，確認在 CNS 公差範圍內
☑廠商磅單與理論重量比較，差距 ≤ 5%
☑Mill Certificate 收到並歸檔
☑驗收完成後才進入加工程序
☑所有文件歸檔，準備付款作業